Elke ondernemer kent het gevoel. Je team besteedt uren per week aan taken die eigenlijk niet zoveel waarde toevoegen. Emails overtypen, facturen verwerken, data van het ene systeem naar het andere kopieren. Het is werk dat gedaan moet worden, maar dat niet per se door mensen hoeft.

De goede news: met tools als Power Automate en AI Builder kun je veel van deze processen vandaag nog automatiseren. Zonder programmeerkennis, zonder duur IT-project.

1. Factuurverwerking

Het probleem: Facturen komen binnen via email, worden handmatig ingevoerd in de boekhouding, en iemand moet controleren of de bedragen kloppen.

De oplossing: AI Builder herkent automatisch de leverancier, bedragen en BTW. Power Automate routeert de factuur naar de juiste goedkeurder en boekt het in Exact Online.

Tijdsbesparing: 2-3 uur per week bij 50+ facturen per maand.

2. Offertes en opvolging

Het probleem: Een offerte versturen is snel gedaan. Maar de opvolging? Die vergeet je, of het kost je een halfuur om door je inbox te zoeken.

De oplossing: Zodra een offerte verstuurd wordt, start automatisch een flow. Na 3 dagen geen reactie? Automatische herinnering. Na 7 dagen? Notificatie voor je salesteam.

Tijdsbesparing: Meer deals sluiten met minder handwerk.

3. Maandrapportages

Het probleem: Elke maand dezelfde ritueel. Data exporteren uit drie systemen, in Excel plakken, formules checken, PDF maken, mailen naar het management.

De oplossing: Power BI haalt de data automatisch op. De rapportage is altijd actueel. Met een druk op de knop stuur je een snapshot via Power Automate.

Tijdsbesparing: Van 2 dagen naar 2 uur per maand.

4. Inbound emails verwerken

Het probleem: Je algemene inbox ontvangt tientallen emails per dag. Iemand moet ze lezen, categoriseren en doorsturen naar de juiste persoon.

De oplossing: AI Builder analyseert de inhoud van emails en categoriseert ze automatisch. Power Automate routeert naar het juiste team of maakt automatisch een taak in Monday.com.

Tijdsbesparing: Bij een transportbedrijf bespaarden we 4 uur per dag.

5. Klant-onboarding

Het probleem: Nieuwe klant binnengehaald. Nu moet je handmatig een projectmap aanmaken, een welkomstmail sturen, de klant in je CRM zetten, en het team briefen.

De oplossing: Een Power Automate flow die dit allemaal doet zodra je een nieuwe klant registreert. Map aanmaken in SharePoint, welkomstmail uit template, CRM bijwerken, Slack-bericht naar het team.

Tijdsbesparing: 30 minuten per nieuwe klant, en niets vergeten.

De ROI is direct zichtbaar

Het mooie van automatisering is dat je de besparing direct kunt berekenen. Als een medewerker 3 uur per week besteedt aan een proces dat je automatiseert, bespaar je direct 150+ uur per jaar. Reken dat maar eens door tegen de kosten van een uur arbeid.

Waar begin je?

Niet alles tegelijk. Start met het proces dat het meeste pijn doet. Waar besteedt je team nu de meeste tijd aan terwijl het geen denkwerk vereist? Dat is je eerste kandidaat.

Bij Chef Data doen we dit structureel. Met een Proces & Workflow Scan brengen we al je processen in kaart en berekenen we precies wat automatisering oplevert. Concreet, meetbaar, en met een actieplan.

Plan een gesprek en we kijken samen waar de winst zit.