Het probleem: handmatige factuurverwerking
In veel MKB-bedrijven ziet het factuurproces er zo uit:
- Factuur komt binnen per email (PDF of scan)
- Iemand opent de email en download de bijlage
- Diegene typt handmatig de gegevens over: leverancier, bedrag, BTW, factuurnummer
- De factuur wordt geboekt in Exact Online of een ander boekhoudpakket
- De factuur wordt opgeslagen in een map
Dit proces kost gemiddeld 5-10 minuten per factuur. Bij 50 facturen per week is dat 4 tot 8 uur handwerk. En dan hebben we het nog niet over de fouten die je maakt bij het overtypen.
De oplossing: AI Builder + Power Automate
Microsoft biedt een krachtige combinatie voor factuurautomatisering: AI Builder voor het herkennen en extraheren van data, en Power Automate voor het verwerken ervan.
Hoe het werkt
Stap 1: Factuur binnenkomst detecteren
Een Power Automate flow monitort een gedeelde mailbox (bijvoorbeeld [email protected]). Zodra er een email binnenkomt met een PDF-bijlage, start de flow.
Stap 2: AI leest de factuur
AI Builder’s Invoice Processing model analyseert de PDF en extraheert automatisch:
- Leveranciersnaam en adres
- Factuurnummer en -datum
- Totaalbedrag en BTW
- Individuele facuurregels
- Betalingstermijn
- IBAN/bankrekeningnummer
Het model werkt out-of-the-box met de meeste Nederlandse factuurformaten. Bij afwijkende layouts kun je het model trainen met je eigen voorbeelden.
Stap 3: Validatie en routing
De geextraheerde data wordt gevalideerd:
- Is de leverancier bekend in je systeem?
- Klopt het BTW-nummer?
- Valt het bedrag binnen de verwachte range?
Bij afwijkingen krijgt de verantwoordelijke persoon een notificatie via Teams of email met de factuur en de vraag om goedkeuring.
Stap 4: Booking in Exact Online
Na validatie (automatisch of met goedkeuring) wordt de factuur direct geboekt in Exact Online via de API. De PDF wordt opgeslagen als bijlage bij de boeking.
Wat levert het op?
Bij een transportbedrijf dat we geholpen hebben, zag het resultaat er zo uit:
| Metric | Voor | Na |
|---|---|---|
| Verwerkingstijd per factuur | 8 min | 30 sec |
| Fouten bij invoer | 5-10% | < 1% |
| Weekelijkse tijdsbesteding | 6 uur | 45 min |
| Doorlooptijd factuur-naar-boeking | 2-3 dagen | Zelfde dag |
De meeste tijd gaat nu naar het goedkeuren van uitzonderingen in plaats van het overtypen van gegevens.
Vereisten
Om factuurautomatisering op te zetten heb je nodig:
- Microsoft 365 Business Premium of hoger (voor Power Automate en AI Builder)
- AI Builder credits (inbegrepen bij veel M365 licenties, of apart af te nemen)
- Exact Online API toegang (of een ander boekhoudpakket met API)
- Een gedeelde mailbox voor binnenkomende facturen
De totale investering is relatief laag vergeleken met traditionele OCR-oplossingen die vaak tienduizenden euro’s kosten.
Veelgestelde vragen
Werkt het met alle factuurformaten?
AI Builder herkent de meeste standaard factuurformaten. Voor zeer afwijkende layouts (handgeschreven, ongestructureerde PDF’s) kun je het model trainen met eigen voorbeelden. Na 5-10 voorbeelden is de nauwkeurigheid meestal boven de 95%.
Wat als AI Builder een fout maakt?
Daarom bouwen we altijd een validatiestap in. Bij twijfel wordt de factuur voorgelegd aan een medewerker. Je houdt altijd menselijke controle.
Kan ik dit zelf opzetten?
De basis flow (email monitoren + AI Builder) kun je zelf opzetten met een Microsoft 365 licentie. De koppeling met Exact Online en de validatielogica vergt meer technische kennis. Bij Chef Data bouwen we dit soort flows regelmatig en kunnen we het in 1-2 weken opleveren.
Werkt het ook met creditnota’s?
Ja. AI Builder herkent het verschil tussen facturen en creditnota’s en kan dit automatisch verwerken in de juiste boekingscategorie.
Aan de slag
Factuurverwerking automatiseren is een van de snelste manieren om concrete tijdsbesparing te realiseren in je bedrijf. Begin met een inventarisatie: hoeveel facturen verwerk je per week, en hoeveel tijd kost dat nu?
Wil je weten of AI-gestuurde factuurverwerking ook voor jouw bedrijf werkt? Bij Chef Data doen we een quickscan van je huidige factuurproces en berekenen we de potentiele tijdsbesparing. Geen theorie, maar concrete cijfers.