Excel is waarschijnlijk de meest gebruikte tool ter wereld. En terecht, het is ongelooflijk flexibel. Maar er komt een moment dat Excel je meer kost dan het oplevert. Dat is het moment om naar Power BI te kijken.

Wanneer groei je uit Excel?

Herken je een of meer van deze signalen?

  • Je hebt meerdere Excel-bestanden die naar elkaar verwijzen
  • Je besteedt uren per week aan het updaten van rapporten
  • Verschillende mensen hebben verschillende versies van dezelfde data
  • Je VLOOKUP’s en pivot tables worden steeds complexer
  • Je bestand crasht of wordt traag door de hoeveelheid data
  • Je manager vraagt om een ander inzicht en je moet alles opnieuw bouwen

Als je op drie of meer punten ja knikt, is het tijd voor Power BI.

Wat kan Power BI wat Excel niet kan?

1. Automatische data-updates

In Excel kopieer en plak je data. In Power BI maak je een verbinding met je bronnen die automatisch ververst. Je Exact Online data, Monday.com projecten en website analytics komen vanzelf binnen.

2. Relaties tussen databronnen

Power BI is gebouwd op een datamodel. Je kunt klantdata koppelen aan factuurdata, koppelen aan projectdata. In Excel zou dat een onmogelijk web van VLOOKUP’s zijn.

3. Interactieve dashboards

Klik op een klant en alle grafieken filteren mee. Selecteer een periode en je ziet direct de impact. Dat kan Excel niet, of alleen met enorm veel VBA-code.

4. Delen met je team

Een Power BI rapport publiceer je naar de cloud. Je team opent het in de browser of de app. Geen bestanden meer mailen, geen versie-chaos.

5. DAX voor complexe berekeningen

DAX (Data Analysis Expressions) is de formuletaal van Power BI. Het lijkt op Excel-formules maar is veel krachtiger voor tijdsintelligentie, lopende totalen en complexe aggregaties.

De overstap: hoe pak je dat aan?

Begin met een pilot

Kies niet je meest complexe Excel-bestand als startpunt. Kies iets wat je regelmatig gebruikt en dat je team direct waarde biedt. Bijvoorbeeld:

  • Een maandelijkse omzetrapportage
  • Een projectoverzicht
  • Een debiteurenbeheer dashboard

Bouw het datamodel goed

De fout die veel bedrijven maken: ze zetten hun Excel-structuur een-op-een over naar Power BI. Dat werkt niet. Power BI denkt in tabellen met relaties, niet in platte sheets. Investeer tijd in een goed datamodel en je bespaart jezelf maanden frustratie.

Train je team

Een dashboard dat niemand snapt wordt niet gebruikt. Zorg dat je team getraind is in het lezen en interpreteren van de rapporten. Dat hoeft geen dagtraining te zijn, vaak is 30 minuten genoeg.

Wat kost de overstap?

Power BI Pro kost rond de 10 euro per gebruiker per maand. De echte investering zit in het bouwen van het eerste dashboard en het datamodel. Reken op 2-4 weken voor een stevig eerste dashboard, afhankelijk van de complexiteit.

De terugverdientijd? Bij de meeste MKB-bedrijven is dat binnen 2-3 maanden, puur door tijdsbesparing op rapportage.

Excel weg? Nee!

Power BI vervangt Excel niet volledig. Excel blijft geweldig voor ad-hoc analyses, quick-and-dirty berekeningen en het invoeren van kleine datasets. De combinatie van Excel en Power BI is juist de kracht: Excel voor input, Power BI voor output.

Volgende stap

Wil je weten of Power BI iets voor jouw bedrijf is? Plan een vrijblijvend gesprek. We kijken samen naar je huidige Excel-structuur en bepalen of en hoe Power BI je kan helpen.