Het probleem: te veel data, te weinig inzicht

De meeste MKB-bedrijven hebben geen gebrek aan data. Ze hebben een gebrek aan focus. Excel-sheets vol cijfers, maandrapportages van 20 pagina’s, en toch het gevoel dat je niet precies weet hoe het ervoor staat.

Een goed KPI dashboard lost dit op door de ruis weg te filteren en alleen de cijfers te tonen die ertoe doen.

Wat is een KPI?

Een KPI (Key Performance Indicator) is een meetbaar getal dat direct gekoppeld is aan een bedrijfsdoel. Niet elk getal is een KPI. Het verschil:

  • Metric: “We hadden 1.247 websitebezoeken deze maand”
  • KPI: “Onze conversieratio van bezoek naar offerte-aanvraag is 2.3% (doel: 3%)”

Een KPI heeft altijd een doel, een richting (hoger/lager is beter) en een eigenaar.

De 5 KPI-categorien voor MKB

1. Financiele KPIs

Dit zijn de cijfers die je boekhouder ook kent, maar dan actueel:

  • Omzet (maand/kwartaal/jaar vs. budget)
  • Brutomarge per product of dienst
  • Operationele kosten als percentage van omzet
  • DSO (Days Sales Outstanding): hoe snel betalen klanten?
  • Cashflow: operationeel, investering, financiering

Bij Chef Data zien we dat DSO een van de meest onderschatte KPIs is. Een bedrijf met 1 miljoen omzet en 60 dagen DSO heeft structureel 160.000 euro minder werkkapitaal dan bij 30 dagen DSO.

2. Klant KPIs

  • Klanttevredenheid (NPS of CSAT)
  • Klantretentie: hoeveel procent van je klanten komt terug?
  • Gemiddelde orderwaarde: stijgt of daalt dit?
  • Aantal nieuwe klanten per maand
  • Customer Lifetime Value (CLV)

3. Operationele KPIs

  • Doorlooptijd: hoelang duurt het van order tot oplevering?
  • Bezettingsgraad: hoeveel procent van je capaciteit wordt benut?
  • Foutenpercentage: kwaliteitsmeting
  • Voorraadrotatie: hoe snel verkoopt je voorraad?

4. Medewerker KPIs

  • Omzet per medewerker: productiviteitsmaat
  • Verzuim: ziekteverzuimpercentage
  • Urenrealisatie: bij dienstverlenende bedrijven cruciaal
  • Verloop: hoeveel mensen vertrekken per jaar?

5. Groei KPIs

  • Omzetgroei percentage jaar-op-jaar
  • Marktaandeel in je segment
  • Pipeline waarde: hoeveel potentiele omzet zit in de pijplijn?
  • Win rate: hoeveel procent van offertes wordt gewonnen?

Hoeveel KPIs moet ik tracken?

De gouden regel: maximaal 7 per dashboard. Meer dan 7 KPIs op een scherm leidt tot informatie-overload. Niemand leest een dashboard met 20 grafieken.

Kies per managementlaag:

  • Directie/eigenaar: 5-7 KPIs op het hoogste niveau
  • Afdelingshoofd: 5-7 KPIs per afdeling
  • Operationeel: 3-5 KPIs per proces

Dashboard design tips

1. Boven: het overzicht

Begin altijd met de belangrijkste KPIs bovenaan. Grote getallen, duidelijk kleur-gecodeerd (groen = op koers, rood = achter).

2. Midden: de trend

Onder de KPIs toon je de trend. Lijngrafieken over de afgelopen 12 maanden. De trend is vaak belangrijker dan het absolute getal.

3. Onder: de details

Onderaan kunnen drill-down tabellen of detailgrafieken staan. Hier kan de gebruiker dieper duiken als een KPI opvalt.

4. Filters

Altijd filters voor periode, afdeling, product of klant. Iedereen moet kunnen filteren op wat voor hen relevant is.

Veelgemaakte fouten

Vanity metrics tracken

Pageviews, social media volgers, of het aantal verstuurde offertes zijn geen KPIs. Ze zeggen niets over je bedrijfsprestatie.

Geen doel stellen

Een KPI zonder doel is een metric. Stel voor elke KPI een concreet doel vast en maak dat zichtbaar in het dashboard.

Te laat bijwerken

Een dashboard dat je een keer per maand update is een rapport, geen dashboard. Realtime (of daily) updates geven je de mogelijkheid om bij te sturen.

Niet actie-gericht

Als je geen actie kunt nemen op basis van een KPI, is het geen nuttige KPI. Elk getal moet een “als dit getal X is, dan doen we Y” logica hebben.

Aan de slag

Begin met de vraag: “Welke 5 getallen wil ik elke maandag ochtend zien?” Dat zijn je KPIs. Bouw daar een dashboard omheen. Begin simpel, met data die je al hebt, en breid uit wanneer nodig.

Bij Chef Data bouwen we KPI dashboards in Power BI die direct gekoppeld zijn aan je Exact Online, Monday.com of andere databronnen. Van ruwe data naar een dashboard waar je daadwerkelijk beslissingen mee neemt.