Veel MKB-bedrijven werken met een lappendeken aan tools. Projecten in Excel, klantinfo in email, deadlines in iemands hoofd. Monday.com kan dat centraliseren, maar alleen als je het goed inricht.
Waarom Monday.com voor MKB?
Monday.com is geen traditioneel projectmanagement-tool. Het is een werkplatform dat je kunt vormen naar je eigen processen. Dat maakt het ideaal voor MKB-bedrijven die geen standaard workflows hebben.
De kracht zit in de flexibiliteit: je bouwt je eigen borden, kolommen en automations. Maar dat is ook het risico, want zonder structuur wordt het al snel rommelig.
De 3 borden die elk MKB nodig heeft
1. Projectenbord
Het overzicht van alle lopende projecten. Per project zie je de status, verantwoordelijke, deadline en budget. Gebruik groepen om te sorteren op type, kwartaal of klant.
Essentieel: Voeg een “Status” kolom toe met maximaal 5 opties. Meer dan 5 maakt het onoverzichtelijk.
2. Klantenbord
Je CRM in Monday.com. Contactgegevens, laatste interactie, openstaande offertes, projecthistorie. Koppel dit aan je projectenbord zodat je vanuit een klant al hun projecten ziet.
Essentieel: Een “Laatste contact” datum-kolom die je wekelijks checkt. Klanten die langer dan 30 dagen geen contact hebben gehad, krijgen automatisch een follow-up taak.
3. Proces & Templates bord
Je standaardprocessen als template. Onboarding nieuwe klant, maandafsluiting, offerte-traject. Als iemand een nieuw project start, dupliceert hij het template en heeft direct alle stappen.
Essentieel: Houd templates actueel. Plan maandelijks 15 minuten om templates bij te werken.
Automatisering in Monday.com
De echte tijdswinst zit in automations:
- Wanneer status verandert naar “Gereed” -> verplaats item naar archief
- Wanneer deadline nadert (3 dagen) -> stuur notificatie naar verantwoordelijke
- Wanneer nieuw item aangemaakt -> wijs automatisch toe aan de juiste persoon
- Wekelijks op maandag -> maak een samenvatting en stuur naar het team
Combineer dit met Power Automate voor koppelingen buiten Monday.com: automatisch facturen aanmaken in Exact Online, emails loggen vanuit Outlook, of leads importeren vanaf je website.
De valkuilen
- Te veel kolommen: Begin met 5-7 kolommen per bord. Voeg alleen toe als het echt nodig is.
- Geen naming convention: Spreek af hoe je items benoemt. “Project X” vs “Klant - Project X” maakt een groot verschil.
- Geen eigenaar: Elk bord heeft een eigenaar die verantwoordelijk is voor de structuur.
- Alles in een bord: Maak aparte borden voor aparte processen. Een bord met 200+ items wordt onbruikbaar.
Monday.com + Power BI
De combinatie Monday.com en Power BI is krachtig. Je projectdata uit Monday.com visualiseer je in Power BI voor management-rapportages. Hoeveel uur besteed per klant? Wat is de winstgevendheid per projecttype? Waar zitten de bottlenecks?
Beginnen?
Start met een bord. Niet drie tegelijk, maar een. Werk er twee weken mee, optimaliseer, en voeg dan pas het volgende bord toe. Of plan een gesprek met Chef Data en we richten het samen in.