Exact Online is de boekhouding van duizenden MKB-bedrijven. Het doet wat het moet doen: facturen, bankboekingen, BTW-aangifte. Maar als je meer wilt dan standaard rapportages, loop je snel tegen de limieten aan.

Dat is waar Power BI in beeld komt.

Waarom Exact Online alleen niet genoeg is

Exact Online heeft rapportages. Maar die zijn beperkt:

  • Je kunt niet makkelijk over meerdere administraties rapporteren
  • Vergelijkingen met vorig jaar zijn omslachtig
  • Custom KPI’s zijn nauwelijks mogelijk
  • Data combineren met andere bronnen (CRM, projecttool) is niet standaard

Zodra je bedrijf groeit, wil je meer. En dat “meer” is precies wat Power BI levert.

Hoe de koppeling werkt

Er zijn verschillende manieren om Exact Online aan Power BI te koppelen:

Optie 1: Invantive Cloud

Invantive biedt een directe connector die de Exact Online API ontsluit als tabellen. Je schrijft SQL-achtige queries en haalt de data rechtstreeks in Power BI. Dit is de meest flexibele optie voor complexe scenario’s.

Optie 2: Power Automate export

Met Power Automate kun je op schema data uit Exact Online exporteren naar een Excel-bestand of SharePoint-lijst. Power BI leest vervolgens die data in. Simpeler, maar minder real-time.

Optie 3: Exact Online API direct

Voor technisch onderlegde teams: de Exact REST API direct aanspreken vanuit Power Query (de datatransformatie-engine in Power BI). Dit geeft maximale controle maar vereist kennis van OAuth2 en API-paginering.

Wat je ermee bouwt

Zodra de koppeling staat, zijn de mogelijkheden eindeloos:

Financieel dashboard Omzet, kosten, resultaat per maand. Vergelijking met budget en vorig jaar. Drill-down naar kostenplaats of grootboekrekening.

Debiteuren overzicht Openstaande facturen, gemiddelde betaaltermijn per klant, verouderingsanalyse. Geen handmatig bijhouden meer in Excel.

Multi-entity rapportage Meerdere BV’s in een dashboard. Geconsolideerde cijfers met een druk op de knop. Een van onze klanten had hier 10 dagen per maand aan kwijt, nu 4.

Project winstgevendheid Door Exact Online te combineren met je projecttool (Monday.com, MS Project) zie je per project de werkelijke kosten versus de begroting.

Valkuilen om te vermijden

1. Niet alles in een keer Begin met een dashboard, niet met tien. Start bij het financieel overzicht en bouw van daaruit verder.

2. Datamodel eerst Voordat je begint met visualisaties, moet het datamodel kloppen. Relaties tussen tabellen, berekeningen in DAX, en de refresh-planning.

3. Gebruikersadoptie Een dashboard dat niemand bekijkt is zinloos. Betrek de eindgebruikers (directie, controllers, salesmmanagers) vroeg in het proces.

Onze aanpak

Bij Chef Data bouwen we dashboards die niet alleen technisch correct zijn maar ook echt gebruikt worden. We komen uit de finance-hoek, dus we snappen wat een ondernemer wil zien. Geen technisch geneuzel, maar: “hoeveel verdien ik per klant?” en “waarom lopen de kosten op?”

We starten altijd met een Proces & Workflow Scan om te bepalen welke data beschikbaar is en welke inzichten het meeste waarde opleveren.

Plan een vrijblijvend gesprek en we kijken samen naar de mogelijkheden.